Kontorsassistent sökes!

Begoma i Malmö söker nu en serviceinriktad administratör till vår administrationsavdelning. För att administrativt avlasta kontoret skapar vi denna nya roll. Rollen är bred och arbetsuppgifterna varierande men har en tyngdpunkt på service och administration. Är du en positiv person som gillar att sätta guldkant på andras vardag? Varmt välkommen med din ansökan!

ARBETSUPPGIFTER

Som kontorsassistent på Begoma kommer du att ingå i ett team av två personer i Sverige och en person i Tjeckien. Din roll är bred och kommer bland annat innefatta:

• Post och dokumenthantering. Hämta post, öppna, distribuera till rätt medarbetare. Skanna in frakthandlingar. Säkerställa att våra kunder får sina kvitterade fraktsedlar.
• Hantera krav från våra leverantörer. Säkerställa så att leverantörernas fakturor finns i våra system och att de är attesterade.
• Sköta faktureringen gentemot våra kunder.
• Tillsammans med personen i Tjeckien hantera vår leverantörsfakturahantering.
• Stötta våra säljare med avtalsadministration.
• Boka resor och hotell för övriga medarbetare.
• Ansvara för kontor och reception. Möta kontorsgäster med högsta service såväl som att ansvara för att kontoret är trivsamt och välkomnande. Du ser till att fikan är inköpt och tar egna initiativ för att göra kontoret till en arbetsplats man vill arbeta på.
• Allmänna kontorssysslor

UTBILDNING, ERFARENHET OCH PERSONLIGA EGENSKAPER

Vi söker dig som brinner för att ge service till andra och som har en god administrativ förmåga. Du trivs med interna som externa kontaktytor. Du har ett självständigt sätt och tar ansvar för dina uppgifter. Då du kommer att arbeta med en bredd av arbetsuppgifter söker vi dig med ett systematiskt och noggrant arbetssätt. Du trivs bra i en prestigelös och samarbetsinriktad miljö där man tillsammans når mål. Då du kommer att arbeta med känslig information, söker vi dig med hög integritet.

Vi söker dig med erfarenhet av assisterande roller där du haft en bredd av arbetsuppgifter. Du har i grunden en gymnasial utbildning. I rollen kommer du att arbeta med administration i flera olika system, varför vi söker dig med en god system- och datorvana. Du har en god kunskap i Office-paketet, framför allt Excel. Då du kommer att kommunicera på både svenska och engelska i denna roll, söker vi dig med goda kunskaper i båda språken. Ett tredje språk som till exempel polska, tjeckiska, tyska är meriterande. Du har B-körkort.

ÖVRIGT

Start: Enligt överenskommelse
Plats: Malmö
Lön: Enligt överenskommelse

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan!